Ervaringen met Virtual Open Space - Kees Bogaards

Als lid van de PR commissie heb ik (op 7 november deelgenomen aan de VNA Open Space sessie gehouden bij Sogeti in Amersfoort.

Een Open Space bijeenkomst is een bijeenkomst van  professionals die bij elkaar komen  om  (brandende) problemen te bespreken.( http://en.wikipedia.org/wiki/Open-space_meeting). Hoofdkenmerk van de bijeenkomst is het gebrek aan organisatie en structuur: mensen komen samen om voor hun opportune redenen en overleggen met elkaar op ad-hoc basis. De term on-conferentie wordt soms gebezigd. De V van VOS is een  toevoeging van VNA, die deze on-conferentie wil virtualiseren.

Aan de hand van de beschrijving zoals Frank Langerveld, organisator van de VOS, ons gaf van een VOS, leek  deze soort van meeting goed aan te sluiten bij ons PR initiatief. Een van de pijlers in dit initiatief is het streven meer leden en ook (nog) niet-leden te betrekken bij onze maandelijkse bijeenkomsten door  deze bijeenkomsten ook via het internet toegankelijk te maken, en daarmee de drempel tot deelname kleiner te maken.

Frank had het goed georganiseerd. De deelnemers druppelde binnen om ca 17:00 tot 17:30. Om 17:45 werd getracteerd op een gezamenlijke maaltijd in de Sogeti kantine. Om circa 19:00 werd begonnen met de Open Space bijeenkomst.

Bij gebrek aan vooraf ingediende "brandende vragen" werd als eerste een aantal onderwerpen gedefinieerd en geselecteerd: Deelnemers werden verzocht middels een "geeltje" hun vraag of thema bekend te maken. Na nog enige explicatie en uitdieping werden 8 onderwerpen gekozen  die in 2 sessies van circa 45 minuten afgewerkt konden worden.

Per sessie waren er dus 4 thema's te bespreken, waartoe 4 groepen gevormd werden. Aan iedere groep werd een "kenniswerker" toegevoegd.

In de zaal waren van te voren 4 hoeken gevormd met stoelen en een whiteboard. Iedere groep met zijn kenniswerker trok zich terug in zijn hoek om daar het thema te bespreken. De rol van de kenniswerker was/is de gevonden inzichten en kennis te verzamelen en door te geven aan de communicatiewerker die dit inzicht via het internet publiceerde. Omdat ik als kenniswerker was geoormerkt heb ik tweemaal mijn diepste emoties, opgedaan tijdens de bespreking, aan het internet mogen toevertrouwen.

De inzichten en een filmpje van de VOS zijn op de website van Via Nova Architectura te bekijken.

Conclusie:

De VOS zoals die tot nu toe georganiseerd werd, was nog niet erg virtueel. Slechts de inzichten die tijdens de bijeenkomsten verkregen werden, werden via het internet gepubliceerd, maar werden nauwelijks door niet-deelnemers gelezen  en zijn nog, bij gebrek aan motivatie en verbale uitleg nauwelijks toegankelijk.

Het luisteren naar uitleg en motivatie van deelnemers is in de Open Space interessant, maar kon (nog) niet gevirtualiseerd worden. Ook het actief deelnemen vanuit het internet werd (nog) niet ondersteund. In toekomstige proeven zal aan deze aspecten meer ondersteuning geboden moeten worden.

het Open Space format heeft mijns inziens minimaal één concrete (brandende) vraag nodig anders dreigt de discussie versnipperd en theoretisch te worden waarbij de achterliggende bagage van de deelnemers een rol dreigt te gaan spelen.

Het Open Space format kan een aanvulling zijn voor de maandelijkse bijeenkomst en, in beperktere mate voor intervisie

groepen.

De test heeft mij meer bewust gemaakt van de middelen die noodzakelijk zijn om online ondersteuning te geven aan de maandelijkse bijeenkomsten.